Delegare salariati in strainatate. Documente contabile justificative

Raspuns: Deoarece salariatii urmeaza a-si desfasura activitatea in strainatate este obligatoriu ca in contractul individual de munca al salariatilor sa existe prevederi referitoare la durata perioadei de munca ce urmeaza sa fie prestata in strainatate, moneda in care vor fi platite drepturile salariale, precum si modalitatile de plata, prestatiile in bani si/sau in natura aferente desfasurarii activitatii in strainatate conform art. 18 alin. 1 si 2 din Codul muncii (prevederile pot fi de ordin general, spre exemplu: din dispozitia angajatorului salariatul isi poate desfasura activitatea si in alt stat membru UE pe o perioada ce nu poate depasi ... luni; in aceasta perioada salariatul beneficiaza de un salariu … si o indemnizatie de …., platibile in euro). De asemenea, salariatului i se vor aduce la cunostinta, in timp util, si celelalte informatii prevazute la art. 18 alin. 1 din Codul muncii.

Avand in vedere prevederile art. 41-43 din Codul muncii, modificarea unilaterala a locului muncii de catre angajator prin delegare reprezinta o modificare unilaterala a contractului individual de munca. Aceasta modificare poate fi realizata printr-o decizie de delegare emisa de angajator si care este adusa la cunostinta salariatului. Decizia de delegare va cuprinde: datele de identificare ale angajatorului, data emiterii si numarul intern al deciziei, persoana indreptatita sa emita decizia si temeiul emiterii (spre exemplu, subsemnatul ... in calitate de administrator al ... avand in vedere referatul directorului executiv nr. ... in temeiul art. 43 din Codul muncii DECID), persoana delegata cu datele ei de identificare (nume, prenume, functie), perioada delegarii si locul de munca unde se face delegarea, drepturile cuvenite salariatului pe perioada delegarii, persoanele la care se aduce la cunostinta decizia, alte informatii, semnatura si stampila societatii.

Din punct de vedere contabil delegarea temporara se bazeaza pe formularele contabile Ordin de deplasare (delegatie - Cod 14-5-4) si Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe – Cod 14-5-5).

Modelele si normele specifice de intocmire si utilizare a acestor formulare sunt cele prevazute in anexele la OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile. Potrivit art. 2 alin. 2 din OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile modelele acestor documente sunt adaptabile din punctul de vedere al formatului, in functie de necesitati, cu obligatia respectarii continutului minimal al fiecarui tip de formular in parte.

Formularul Dispozitie de plata/incasare catre casierie (Cod 14-4-4) cu rol de dispozitie de plata se utilizeaza in situatia in care la plecarea in delegatie salariatii primesc sumele de bani necesare (deci sume in avans pentru cheltuielile pe perioada delegarii), pe care ulterior, la sosire, le vor justifica cu ajutorul ordinelor de deplasare si deconturilor de cheltuieli. Diferentele de bani de restituit sau de primit in raport depuse sau primite la/de la casierie se justifica tot cu ajutorul acestui formular cu rol de dispozitie de incasare sau de plata, dupa caz.