Gestionarea corecta si conforma a compensarii datoriilor intre persoane juridice

Intrebare: Societatea noastra a efectuat lucrari de instalatii pentru un spatiu de birou al unui client care se afla intr-o cladire de birouri si, conform contractului, a emis o factura pentru lucrari catre proprietarul cladirii. Intre timp, s-au defectat niste componente ale unei instalatii executate de societatea noastra, iar proprietarul cladirii a reparat componentele respective printr-un subcontractor si a facturat reparatia catre firma noastra, fara insa a ne transmite factura. Abia azi am primit in SPV factura in valoare de 2782,16 lei, care a fost emisa de catre proprietarul cladirii catre noi in data de 22.02.2024. La sesizarea noastra, proprietarul cladirii ne-a comunicat ca ei au emis factura si au efectuat compensarea intre factura emisa de ei si factura emisa de noi.

Totusi, noi nu am primit nici factura emisa de ei si nici nu am avut cunostinta de compensarea efectuata de ei. In urma sesizarilor noastre catre proprietarul cladirii, am primit azi un email de la ei prin care ne comunica faptul ca unul dintre colegii nostri si-a dat acordul ca proprietarul cladirii sa factureze reparatia catre noi si sa efectueze compensarea sumelor, insa noi nu am primit nici factura respectiva, nici vreun ordin de compensare de la ei pe care sa-l semnam. In schimb, ei deja au operat compensarea in contabilitate.

Din cate stiu, compensarea nu poate fi facuta unilateral si fara cunostinta partenerului/partenerilor. De asemenea, stiu ca se utilizau pentru compensare doar ordinele de compensare cu regim special conform OUG 77/1999. Din cate am inteles, acum exista si o alta reglementare legata de compensare, HG nr. 773/2019. Doar un acord pe email, neinsotit de vreun formular de compensare, nu cred ca este valabil, mai ales in conditiile in care nu se precizeaza numarul/data/valoarea facturilor care se compenseaza si nu stiam ca a fost deja emisa factura.

As dori sa stiu daca este legala operatiunea efectuata de proprietarul cladirii referitoare la compensare si in ce conditii se pot compensa facturile noastre la valoarea cea mai mica, aceea de 2782,16 lei (factura emisa catre noi) sau ar trebui ca ei sa-si anuleze din contabilitate operatiunea de compensare si sa ne achite factura noastra, iar noi sa achitam factura emisa de ei.