Inregistrarea in contabilitate a incasarilor si platilor efectuate din contul administratorului

Raspuns: Inainte de toate, as vrea doar sa ma asigur ca incasarea facturilor se realizeaza in continuare in contul bancar al societatii (chiar daca este poprit) sau in numerar, prin chitanta, daca se respecta prevederile Legii 70/2015 privind plafoanele limita de incasari in numerar, iar vanzarea nu se realizeaza catre persoane fizice (unde este necesara casa de marcat).
 
Daca in schimb incasarea facturilor se realizeaza in contul personal al administratorului, atunci va rog mult sa aveti in vedere urmatoarea baza legala:
 
Art.144 alin (1) si (3) din Legea 31/1990.

“Este interzisa creditarea de catre societate a administratorilor acesteia, prin intermediul unor operatiuni precum:
a) acordarea de imprumuturi administratorilor;
b) acordarea de avantaje financiare administratorilor cu ocazia sau ulterior incheierii de catre societate cu acestia de operatiuni de livrare de bunuri, prestari de servicii sau executare de lucrari;

Prevederile de mai sus nu se aplica:
a) in cazul operatiunilor a caror valoare exigibila cumulata este inferioara echivalentului in lei al sumei de 5.000 de euro;
b) in cazul in care operatiunea este incheiata de societate in conditiile exercitarii curente a activitatii sale, iar clauzele operatiunii nu sunt mai favorabile administratorului decat cele pe care, in mod obisnuit, societatea le practica fata de terte persoane.”

si conform art. 272. alin (1) lit c) Se pedepseste cu inchisoare de la 6 luni la 3 ani sau cu amenda administratorul, care se imprumuta, sub orice forma, direct sau printr-o persoana interpusa, de la societatea pe care o administreaza, suma imprumutata fiind superioara limitei prevazute de mai sus.

Solutia ar fi, daca se doreste remedierea situatiei depunerea sumei de bani incasate in contul bancar al societatii cu explicatia incasare pentru clientul X sau in casierie, dar aici tinand cont de plafonul zilnic de plati si de caracterul fragmentat daca este cazul.

Daca banii nu se intorc in societate si raman la dispozitia administratorului atunci vom inregistra in contabilitate in felul urmator:

1. Incasare facturii in contul administratorului:
461.admin = 4111

Suma incasata de administrator o puteti trata ca pe dividende. Calcul impozit pe dividende aferent sumelor platite, aplicand metoda sutei marite:
1171 = 457 suma bruta (este necesar ca societatea sa fi avut profit, daca este pe pierdere nu se pot repartiza dividende)
457 = 461.admin suma neta
457 = 446 impozit dividende
446 = 5121 plata impozit dividende

Mai exista riscul de reincadrare a sumei de catre inspectorii ANAF la venituri din alte surse aplicand un impozit de 10%.
 
SAU
 
Puteti sa realizati toate procedurile prin intermediul contului 542.
 
1. Incasare facturii in contul administratorului:
542.admin = 4111
 
2. Plata facturi furnizori, salarii, etc. din contul administratorului:
401 = 542.admin
421 = 542.admin
 
La sfarsitul lunii contabile, o sa aveti un sold debitor sau creditor in contului 542, iar acesta va reflecta suma de incasat de la administrator, respectiv suma de platit administratorului.
 
Totodata, as dori sa mai mentionez ca daca preferati sa inregistrati tranzactiile conform variantei 2 (cea mai frecvent utilizata in practica) chiar daca nu veti impozita sumele incasate de administrator ca si dividende, tot va exista riscul de reincadrare din partea ANAF.
 
Operatiunile de incasari/plati vor fi inregistrate in baza extrasului de cont furnizat de catre administrator pentru cele achitate prin card/virament bancar, respectiv bon fiscal/chitanta pentru cele achitate in numerar.
 
V-ar fi de mare folos daca administratorul ar putea sa va pregateasca un decont (chiar si in excel), in care mentioneaza toate platile efectuate, precum si documentele justificative aferente.