OUG nr. 120/2021. Sistemul national privind factura electronica

Act normativ: Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea

Publicare: in Monitorul Oficial, Partea I nr. 960 din 07 octombrie 2021

Principalele prevederi

I. Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania

1. Factura electronica este factura emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronica si automata;

2. Ministerul Finantelor, prin Centrul National pentru Informatii Financiare, creeaza, dezvolta si administreaza sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

3. Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura devine operational in termen de maximum 30 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei ordonante de urgenta.

4. Procedura de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura se aproba prin ordin al ministrului finantelor in termen de 15 zile de la data publicarii prezentei ordonante de urgenta in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

5. Structura facturii electronice respecta:

a) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;
b) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national;
c) continutul semantic asa cum este descris in standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate in CEN/TS 16931-2, in conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), si corelarea adecvata definita in subpartea aplicabila a CEN/TS 16931-3.

6. Elemente principale ale facturii electronice sunt:

a) identificatorii de proces si de factura;
b) data facturii;
c) informatii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrarile;
d) informatii privind destinatarul facturii electronice;
e) informatii privind beneficiarul platii;
f) informatii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
g) identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrari executate;
h) referirea la contractul de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si servicii, precum si, dupa caz, la contractul de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii;
i) detalii privind executarea lucrarilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
j) instructiuni de plata;
k) informatii privind creditari sau debitari;
l) informatii privind pozitiile de pe factura;
m) defalcarea TVA;
n) totalul facturii.

7. Factura electronica se transmite de catre emitent in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

8. In situatia in care factura electronica transmisa respecta structura prevazuta la pct 5, se aplica semnatura electronica a Ministerului Finantelor si se comunica de indata destinatarului. Aplicarea semnaturii electronice a Ministerului Finantelor atesta primirea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

9. In situatia in care factura electronica transmisa nu respecta structura prevazuta la pct 5, emitentul primeste mesaj cu erorile identificate. Dupa corectarea erorilor identificate, factura electronica se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.

10. Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor.

11. Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Data comunicarii este accesibila in sistem si emitentului facturii electronice.

12. Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

13. In situatia unei facturi electronice asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice, inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin inscrierea unui mesaj in acest sens.

14. Corectia facturii electronice comunicata destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.

II. Facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice

1. Facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice se aplica in cazul existentei unei relatii B2G (relatia dintre un operator economic si autoritati contractante, respectiv entitati contractante), in situatia in care operatorii economici opteaza pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura.

2. Prevederile prezentului capitol nu se aplica facturilor electronice emise ca urmare a executarii contractelor clasificate potrivit legii sau in cazul in care atribuirea si executarea contractului de achizitie publica au necesitat impunerea, potrivit dispozitiilor legale, a unor masuri speciale de securitate pentru protejarea unor interese esentiale de securitate ale statului.

3. In situatia in care operatorul economic transmite factura electronica in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, destinatarul facturii electronice emise in relatia B2G are urmatoarele obligatii:

a) sa primeasca si sa descarce factura electronica prin intermediul sistemului national privind factura electronica RO e-Factura;
b) sa prelucreze factura electronica;
c) sa verifice legalitatea, conformitatea si regularitatea facturii electronice, in conformitate cu    prevederile legale in vigoare.

4. Prelucrarea facturii electronice se poate realiza exclusiv in format electronic utilizand aplicatiile informatice disponibile la nivelul destinatarilor facturilor electronice emise in relatia B2G. Prin prelucrarea facturii electronice se intelege inclusiv parcurgerea fazelor executiei bugetare.

5. In situatia in care factura nu poate fi prelucrata in format electronic se poate utiliza un document obtinut prin conversia informatiilor din factura electronica care permite citirea si listarea. Aplicatia prin care se realizeaza conversia trebuie sa asigure integritatea continutului facturii electronice.

6. Destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2G care nu dispun de o aplicatie de conversie pot utiliza aplicatia informatica pusa la dispozitie de Ministerul Finantelor, prin Centrul National pentru Informatii Financiare, la momentul operationalizarii sistemului national privind factura electronica RO e-Factura.

7.  Procedura de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura se aproba prin ordinul ministrului finantelor.

8. Modalitatea de prelucrare si gestionare a facturii electronice se stabileste prin proceduri proprii ale autoritatilor contractante si entitatilor contractante.

III. Facturarea electronica in relatia B2B

1. In relatia comerciala B2B (relatia comerciala dintre doi operatori economici) emitentul facturii electronice poate opta pentru transmiterea acesteia catre destinatar utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

2. In situatia in care emitentul facturii electronice opteaza pentru transmiterea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, acesta este obligat sa fie inregistrat in Registrul operatorilor care au optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, denumit in continuare Registrul RO e-Factura.

3. Operatorul economic care a optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura este inscris in Registrul RO e-Factura incepand cu data de 1 a lunii urmatoare exercitarii optiunii. De la momentul inscrierii in Registrul RO e-Factura, emitentul dobandeste si calitatea de destinatar.

4. In vederea utilizarii sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, emitentul si destinatarul trebuie sa fie inregistrati in Registrul RO e-Factura.

5. Procedura privind organizarea si inscrierea in cadrul Registrului RO e-Factura se stabileste prin ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala in termen de 15 zile de la data publicarii prezentei ordonante de urgenta in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I. Registrul RO e-Factura este public si se afiseaza pe site-ul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.

6. In cazul in care emitentul si destinatarul facturii electronice sunt inregistrati in Registrul RO e-Factura, utilizarea facturii electronice este considerata acceptata la data comunicarii in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

7. Pentru facturile emise de catre operatorii economici inscrisi in Registrul RO e-Factura catre destinatari care nu sunt inscrisi in Registrul RO e-Factura se aplica prevederile art. 319 din Codul fiscal.

IV. Dispozitii finale

1. Operatorii economici nerezidenti pot opta pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura in relatia comerciala B2B sau in relatia B2G, potrivit procedurii stabilite prin ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala emis in termen de 15 zile de la data publicarii prezentei ordonante de urgenta in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

2. Ministerul Finantelor si Agentia Nationala de Administrare Fiscala asigura managementul datelor si informatiilor existente in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, cu pastrarea secretului fiscal.

3. La data intrarii in vigoare a prezentei ordonante de urgenta, Legea nr. 199/2020 privind facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 825 din 9 septembrie 2020, se abroga.