Proiect de ordin. Procedura privind functionarea sistemului RO E Factura (factura electronica)

Proiect: Ordin pentru aprobarea procedurii de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura

Publicare: in data de 29.10.2021, pe site-ul www.mfinante.ro pentru dezbatere publica

Premisele adoptarii actului normativ

Prin Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, a fost reglementat sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, precum si facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice.

Potrivit art. 3 alin. (4) si art. 9 alin. (1) din Ordonanta de urgenta a Guvernului 120/2021, procedura de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si procedura de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura se aproba prin ordin al ministrului finantelor.

Avand in vedere aceste dispozitii s-a elaborat proiectul de ordin al ministrului finantelor pentru aprobarea procedurii de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G  in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

Prin proiectul de ordin se stabilesc urmatoarele:

- pregatirea si transmiterea facturii electronice;
- verificarea facturii electronice;
- primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2B;
- primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2G;
- corectia facturii electronice;
- notificarea emitentului si destinatarului privind factura electronica;
- disponibilitatea pentru descarcare a facturii electronice in sistemul RO e-Factura.

Procedura de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura

1. Prezenta procedura stabileste cadrul de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, denumit in continuare „sistemul RO e - Factura”, precum si  de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

2. Sistemul RO e-Factura este creat, dezvoltat si administrat de catre Ministerul Finantelor, prin Centrul National de Informatii Financiare.

3. Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii  economici trebuie sa fie inregistrati in Spatiul Privat Virtual in nume propriu sau prin reprezentat legal, prin reprezentant desemnat ori prin imputernicit, cu respectarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 660/2017 privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanta intre Ministerul Finantelor Publice/organul fiscal central si persoanele fizice, persoanele juridice si alte entitati fara personalitate juridica, cu modificarile si completarile ulterioare.

4. In vederea utilizarii sistemului RO e-Factura in relatia B2B, emitentul si destinatarul trebuie sa fie inregistrati in Registrul RO e-Factura.

5. Autoritatile si entitatile contractante prevazute la art. 2 alin. (1) lit. m) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 trebuie sa fie inregistrate in Registrul entitatilor publice conform prevederilor Ordinului ministrului finantelor publice nr. 2004/2013 pentru aprobarea procedurilor privind registrul entitatilor publice si registrul altor entitati, cu modificarile si completarile ulterioare.

Pregatirea si transmiterea facturii electronice

1. Emitentul facturii electronice pregateste fisierul corespunzator facturii electronice in format XML, conform documentatiei tehnice publicate in sectiunea dedicata RO e-Factura disponibila pe portalul Ministerului Finantelor, respectiv Agentiei Nationale de Administrare Fiscala. Fisierul XML trebuie sa respecte standardul european EN 16931 (model semantic de baza al facturii electronice) si regulile nationale RO-CIUS prevazute in legislatia specifica.

2. In vederea transmiterii facturii electronice, emitentul utilizeaza mijloacele de identificare electronica pentru accesarea SPV, pentru:

a) interconectarea aplicatiei disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura, utilizand o serie de micro-servicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);
b) utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.

3. Documentatia tehnica pentru micro-serviciile si aplicatiile prevazute la pct 2 este disponibila la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

4. In urma transmiterii facturii electronice, sistemul RO e-Factura atribuie automat un numar de identificare, utilizat ca referinta in cadrul proceselor si operatiunilor specifice sistemului.

Verificarea facturii electronice

1. Verificarea facturii electronice are drept scop respectarea structurii acesteia, a autenticitatii originii privind identitatea emitentului, precum si a integritatii continutului dupa transmiterea fisierului corespunzator facturii electronice, fara a include verificarea realitatii tranzactiilor dintre emitentul si destinatarul facturii electronice.

2. Dupa transmiterea facturii electronice, sistemul RO e-Factura efectueaza urmatoarele operatiuni, in mod automat, asupra fisierului in format XML, dupa cum urmeaza:

a) verificari si validari privind structura si sintaxa;
b) verificari semantice.

Dupa efectuarea acestor operatiuni se genereaza un mesaj automat de raspuns.

3. In situatia in care urmare operatiunilor prevazute la pct 2 nu sunt identificate erori, se aplica semnatura electronica a Ministerului Finantelor care atesta primirea facturii electronice in sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor, care este pus la dispozitia emitentului, respectiv destinatarului, in sistemul RO e-Factura, sub forma unui fisier arhiva de tip zip.

4. In situatia in care urmare operatiunilor prevazute la pct 2 sunt identificate erori, factura electronica nu se considera transmisa in sistem, respectiv nu este primita de catre destinatar, emitentul primind un fisier de tip XML ce contine erorile identificate, insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor, sub forma unui fisier arhiva de tip zip.

Dupa corectarea erorilor identificate, emitentul transmite factura electronica in sistemul RO e-Factura.

5. Pe toata perioada verificarilor automate, emitentul poate interoga in sistem starea fisierului transmis.

6. Dupa efectuarea verificarilor automate, fisierele prevazute la pct 3 si 4 vor fi disponibile in sistem pentru descarcare.

Primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2B

1. In vederea primirii si descarcarii facturii electronice, destinatarul utilizeaza mijloacele de identificare electronica pentru accesarea SPV, pentru:

a) interconectarea aplicatiei disponibile la nivelul destinatarului cu sistemul RO e-Factura, utilizand o serie de micro-servicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);
b) utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.

2. Documentatia tehnica pentru micro-serviciile si aplicatiile prevazute la pct. 1 este disponibila la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

Primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2G

1. Autoritatile si entitatile contractante prevazute la art. 2 alin. (1) lit. m) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021, in calitate de destinatari ai facturii electronice emise in relatia B2G, au obligatia sa primeasca si sa descarce factura electronica, prin accesarea "Punctului Unic de Acces" de pe site-ul Ministerului Finantelor - Sistemul national de raportare Forexebug, sectiunea "Vizualizare rapoarte" - "Facturi electronice".

2. Primirea si descarcarea facturii electronice emise in relatia B2G potrivit alin. (1) poate fi efectuata numai de catre persoanele inrolate cu rol de vizualizare rapoarte in sistemul national de raportare  al Ministerului Finantelor  potrivit procedurii  prevazute in anexa nr. 1 la Ordinul ministrului finantelor publice nr. 517/2016 pentru aprobarea de proceduri aferente unor module care fac parte din procedura de functionare a sistemului national de raportare – Forexebug, cu modificarile si completarile ulterioare.

3. Documentatia tehnica privind micro-serviciile si alte aplicatii, este disponibila la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

4. Aplicatia de conversie prevazuta la art.8 alin (3) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 este pusa la dispozitie de catre Ministerul Finantelor, prin Centrul National pentru Informatii Financiare, la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

Corectia facturii electronice

1. In situatia unei facturi electronice emisa in relatia B2B asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice, inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj, respectand structura publicata in documentatia tehnica.

2. In situatia unei facturi electronice emisa in relatia B2G asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice inclusiv prin intermediul sistemului national de raportare –  Forexebug, prin transmiterea unui mesaj, respectand structura publicata in documentatia tehnica.

3. Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul RO e-Factura.

4. Corectia facturii electronice comunicata destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem RO e-Factura.

Notificarea emitentului si destinatarului privind factura electronica

1. Pentru fisierele nedescarcate , precum si pentru mesaje transmise de catre destinatar si nedescarcate de catre emitent, se transmit notificari in ziua urmatoare publicarii fisierelor nedescarcate, in mod automat. Notificarile sunt transmise la adresele de posta electronica completate in SPV de catre reprezentantii emitentului, daca a fost exprimata optiunea in acest sens.
2. Pentru fisierele corespunzatoare facturilor primite si nedescarcate de catre destinatar, se transmit notificari in ziua urmatoare publicarii fisierelor nedescarcate, in mod automat. Notificarile sunt transmise la adresele de posta electronica completate in SPV de catre reprezentantii destinatarului, daca a fost exprimata optiunea in acest sens.

Disponibilitatea pentru descarcare a facturii electronice in sistemul RO e-Factura

1. Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul RO e-Factura.

2. Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile pentru descarcare 60 de zile de la momentul publicarii in sistem, ulterior vor fi arhivate electronic in conformitate cu prevederile legale in vigoare si eliberate la cerere.