Reconciliere situatii de lucrari

Intrebare: In prezent firma are in derulare un contract de prestari servicii (dezvoltare sisteme informatice, mentenanta corectiva, evolutiva, suport tehnic) - contract activ cu finalizare in iulie 2024. Serviciile de mentenanta corectiva si evolutiva pentru portalul de servicii digitale care vor fi asigurate in regim time&materials se vor deconta lunar, pe baza situatiilor cu numarul de ore-om consumate si in baza estimarilor de efort aprobate. Pentru serviciile de dezvoltare a functionalitatilor noi (serviciile oferite in regim ore-om) sunt considerate livrabile in cadrul contractului si vor fi predate beneficiarului urmatoarele documente: pontajele ce masoara si inregistreaza timpii de executie a operatiilor de munca.

Pe parcursul derularii contractului au fost efectuate decontari pentru prestarea de servicii, facturi acceptate la plata. Am ajuns in momentul in care am constatat ca serviciile oferite in regim ore-om (regim time&materials) au fost consumate, desi perioada contractuala nu s-a finalizat. A fost efectuata o revizuire a tuturor situatiilor de lucrari, pontaje, rapoarte de activitate avizate, facturi decontate deja (documente justificative anterioare prezentate de prestator) si am constatat ca prestatorul de servicii a exagerat in desfasurarea activitatii, adica pentru o activitate desfasurata cu un grad redus, a alocat un numar de ore-om mai mare (dupa cum am mentionat servicii decontate deja).

Avand in vedere ca sunt in perioada de valabilitate a contractului, pot transmite prestatorului o informare in sensul ca, in urma verificarilor efectuate de la data inceperii prestarii serviciilor pana in prezent, au fost decontate prestatorului activitati in regim ore-om supraevaluate ca timp de desfasurare a activitatilor? In acest mod voi reconcilia orele deja platite in plus, cu activitatile ramase de executat pana la finalul contractului. Bineinteles ca prestatorul trebuie notificat in acest sens si chemat la o sedinta de conciliere pentru a evita un litigiu.

In ceea ce priveste baza legala, aceasta operatiune de revizuire si reconciliere a situatiilor de lucrari deja decontate poate fi justificata pe baza Codului civil, care prevede obligatia de a executa contractele in buna-credinta si in conformitate cu legislatia financiar-contabila, care reglementeaza modalitatile de evidentiere a tranzactiilor si decontarilor. De asemenea, Codul de procedura fiscala poate avea relevanta in ceea ce priveste procedurile de verificare si corectare a erorilor contabile. Este esential sa se tina cont si de bunele practici in domeniu, pentru a asigura transparenta si echitatea in relatia contractuala.