S-a injumatatit termenul de pastrare a registrelor si documentelor contabile

Act normativ: Legea nr. 36/2023 pentru modificarea Legii contabilitatii nr. 82/1991, precum si a Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale

Publicare: in Monitorul Oficial, Partea I nr. 36 din 12 ianuarie 2023

In vigoare: de la 15 ianuarie 2023

I. Principalele modificari/completari la Legea contabilitatii

Societatile comerciale, societatile/companiile nationale,  regiile autonome si celelalte persoane juridice, institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial, care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor, au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.
Vechea reglementare prevedea termenul de pastrare de 10 ani.

Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute mai sus timp de 5 ani (vechea reglementare -10 ani) calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Recomandare!

La injumatatirea termenului de pastrare a documentelor justificative s-a avut in vedere, probabil, armonizarea cu termenul de 5 ani in care organele fiscale au dreptul de a stabili creante fiscale, conform Codului de procedura fiscala.

Ceea ce s-a omis de autoritati este faptul ca potrivit aceluiasi Cod de procedura fiscala, dreptul de a stabili creante fiscale se prescrie in termen de 10 ani in cazul in care acestea rezulta din savarsirea unei fapte prevazute de legea penala.

Daca ne mai gandim si la posibilitatea intervenirii unor litigii intre persoanele juridice sau intre acestea si salariati sau alte autoritati, recomandarea mea este sa se manifeste prudenta in ceea ce priveste noul termen de pastrare de 5 ani.

II. Modificari la Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale

Memoria fiscala este un dispozitiv unic inscriptibil din modulul fiscal, care trebuie sa permita obligatoriu acumulari progresive ale datelor, fara ca acestea sa poata fi modificate sau sterse, precum si conservarea in timp a acestora pe o perioada de 5 ani.

Registrul special precum si rapoartele fiscale de inchidere zilnica se arhiveaza si se pastreaza pe o perioada de 5 ani, calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost emise.

Operatorii economici care utilizeaza aparate de marcat electronice fiscale, la umplerea memoriei fiscale, atunci cand aceasta trebuie inlocuita ca urmare a defectarii, ori cand nu mai poate fi folosita de catre utilizatori din diverse motive, precum si in cazul in care acestia isi inceteaza activitatea, sunt obligati sa asigure pastrarea si arhivarea memoriilor fiscale pentru o perioada de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.

Vechile reglementari prevedeau termenul de 10 ani.