Verificare documentara

Intrebare: O societate comerciala infiintata in anul 2021 cu sediul in Romania si cu activitate prestari servicii in constructii Belgia a primit in scris la sediu in anul 2022 o solicitare de informatii in vederea efectuarii unei analize de risc fiscal cu termen de prezentare documente 30 zile, intrucat cineva a facut niste constatari care de fapt erau total eronate si in urma analizei s-a concluzionat ca firma nu prezinta risc fiscal. Acum cateva zile a sunat cineva de la ANAF a zis ca este de la inspectia fiscala si a solicitat imediat o fisa a contului 461 din 2022 cu intentia de a stabili impozit pentru acest cont, insa in fisa contului la zi sumele sunt foarte mici intrucat s-a facut compensare cu dividendele de platit in urma repartizarii profitului, retinerii impozitului pe dividende, declararii si platii acestuia.

Persoana respectiva a procedat corect sa ceara telefonic aceste informatii si sa-mi trimita pe e-mail solicitarea in timp ce firma mai are si SPV si un sediu la care nu s-a primit o solicitare scrisa cu termen de prezentare? Eu, care ma ocup de evidenta contabila sunt obligata in urma unui apel telefonic si primirii unui simplu e-mail pe adresa personala prin care se cere fisa contului sa trimit imediat documentele caci de altfel i s-a spus administratorei a doua zi dimineata in timp ce eu de fapt le trimiteam e-mailui ca probabil vor impozita contul pentru ca inca nu au primit e-mailul? Care sunt procedurile corecte? In conditiile in care eu care ma ocup de evidenta contabila, in ziua respectiva e posibil sa nu fiu la calculatorul cu baza de date solicitata?